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勤哲EXCEL服务器2019更新版工程项目资金流应用案例

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发表于 2019-3-25 15:23:53 | 显示全部楼层 |阅读模式
项目背景: 1 l* G1 |2 h# ^+ L
某客户是国内一家著名建筑企业,大量工程,大量资金流,需要用一个简洁,高效的资金流管理系统。客户给如下1-4个报表及要求:
1 K; Y( ]( d3 i1.        输入项目名称,银行与账号,费用分类时,可以实现自动选择,最好能通过拼音第一个字母或数字进行搜索自动填写。' w( Z% S7 v% `  B3 A# |
2.        出纳登记现金流水账时,留空费用分类,让会计来选择分类;同时要求,会计只能修改费用分类,不能对出纳登记的其他信息进行任何修改。9 L) k) H2 w. |; {" o# s' C$ j
3.        做到动态反映项目资金余额。下面1-3个表的蓝色部分要相等。
0 ^* c( g) j# T4.        跨年可以自动启用新表格,同时数据要有连续性。
报表1) g% ?4 b! F  D/ \6 y- j6 O! v
1.jpg
报表2
( C( B5 @% W7 o" J 2.jpg
报表3
& T# K3 _' \9 o# x3 U3 S 3.jpg
报表4
  r" H  Z2 {4 w2 G7 m 4.jpg
分析:" R! ]0 |) x' c) G2 j! z8 t
报表1-3,实现比较容易,难度在第4个报表。, @& O" }* V; G; N
        项目数量是动态的,而且每个项目及汇总都需要分3列显示(项目累计,本年度,本月)。. }. y( n/ c- _7 Z: M6 [+ m
        表中数据行(row)性质不统一,无法用简单是交叉表来实现统一提数。
# v& T6 }! J! Z8 R" c2 {        最底下一行统计“期末资金余额”,每个项目的3列公式都不相同,如果明细表自动向右扩展的时候,公式不能正确复制到新增的列(所有新增的列都会复制最后一列的公式)。
; n5 @. w+ @; `        最后一行的“本月”列公式里面的 “上月期末数”无法直接在EXCEL公式里面实现,这个数也无法直接从数据库中提取,需要先计算出每个项目“上月期末数”,这个是本项目最难点。
拓展:
% I& B$ X( T' r8 n) _% _8 z3 a为什么说“上月期末数”无法直接从数据库中提取?
% L, \" ]4 S: _* m因为:我们设计系统的时候,所有数据应尽量做到“一次输入,需要时调用”。这个原则就是尽量避免相同数据重复保存在数据库中,要充分利用数据库本身强大的关联查询功能。客户要求的1-4报表,我们都不会单独为每个报表保存数据,更不会为每个报表每月保存一份数据,只有在需要的时候查询数据。
8 M' ^* Y( d" l( q) ^2 F我们会用一个非常简洁的操作模板输入流水账。客户要求的报表1-4,看似这么多复杂的内容和格式,其实都可以自动生成! 这就是本文的 重点:勤哲系统如何简化工作,提高效率。% P1 }3 m( a; a% {) ]5 P
实施步骤:0 m) l( b: O" I# M5 a; R6 \
A. 设计一个简洁的数据录入模板。
, W: q& E0 j+ U% h3 Z7 \- [* M0 E 5.jpg " P- ~; `4 E, M4 s. W- d
说明: 流水号,付款日期自动录入,自动计算余额,项目名称,银行账号和费用分类设置列表选项。设置2步工作流:第1步,出纳填报除费用分类之外的内容,出纳保存后,会计或会计主管办理工作流第2步,选择费用分类,除此之外,会计或会计主管无法修改出纳填报的内容。
报表1-4所有数据均来着这个简单的录入模板。* q3 S3 I1 P1 V" D8 Q; ]0 h  q! ?' D
B. 按客户提供的表样(2-4)格式设计3个纯查询模板。顺便提一下,这里也体现了勤哲自定系统的高度灵活性,完全根据客户需要的表样定制系统。
4 e/ X" d- a& c* `  P5 s$ g7 v 6.jpg
C. 客户需要的表1, 用自定义查询模板实现。
' V9 _) R7 p! O7 r, Y: x* E+ @ 7.jpg
D. 设置年末自动转结模板,设置自动任务,在每年12月31日23:50分定时执行。
7 K. Z5 L& L2 E1 g3 i 8.jpg
E. 设置其他基础或辅助数据模板7 ^, U8 S* P$ ?- Q* I% }0 t3 x2 j
9.jpg
总结:5 T. p9 a& ?' I, m; x2 u8 i4 E
客户需要的项目资金流分析既要按照项目名称,银行账目,会计科目还要按照累计,本年度,本月分别来统计。如果不用一个好的系统工具,就必须请一些有经验,思路清晰而且耐心细心的会计师来做账统计了,具体请的人数还要根据工程项目数量的增加而增加。: J& B7 a  v0 j7 ~: Z# _: B
而采用勤哲系统后,所有工作都简化到步骤A那样,只需简单登记交易摘要即可,这个录入工作基本不需要什么水平。全部统计工作由系统自动完成。
' l. R6 g( l5 |6 F% S5 R

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