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风雨十年,感恩同行

勤哲EXCEL服务器2019更新版工程项目资金流应用案例

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发表于 2019-3-25 15:23:53 | 显示全部楼层 |阅读模式
项目背景:
2 Y5 _: B0 |3 O# K4 Q2 b某客户是国内一家著名建筑企业,大量工程,大量资金流,需要用一个简洁,高效的资金流管理系统。客户给如下1-4个报表及要求:
, K  W  H% `% q0 s$ E+ Q5 `0 x3 E1.        输入项目名称,银行与账号,费用分类时,可以实现自动选择,最好能通过拼音第一个字母或数字进行搜索自动填写。
8 H1 n" f6 O0 b  M2.        出纳登记现金流水账时,留空费用分类,让会计来选择分类;同时要求,会计只能修改费用分类,不能对出纳登记的其他信息进行任何修改。. X0 h/ V! e1 O. p3 u, H" u
3.        做到动态反映项目资金余额。下面1-3个表的蓝色部分要相等。
% K) [# `- b3 V+ n0 N) g1 C, w4.        跨年可以自动启用新表格,同时数据要有连续性。
报表1
- }4 Z6 v1 A8 Y  y# t 1.jpg
报表2
' h' Y0 X( j: C) c 2.jpg
报表3/ u  j5 y3 ~# z" `) {
3.jpg
报表4' R$ g8 d1 L9 u/ B5 `
4.jpg
分析:
. e' I6 e. \/ H5 k0 b1 Y报表1-3,实现比较容易,难度在第4个报表。  ?, K! o- W% t5 e0 u/ W
        项目数量是动态的,而且每个项目及汇总都需要分3列显示(项目累计,本年度,本月)。7 X; o3 X% r* s7 K) R: X; r  d
        表中数据行(row)性质不统一,无法用简单是交叉表来实现统一提数。! Z6 k. m* _0 P; N- o2 x* S
        最底下一行统计“期末资金余额”,每个项目的3列公式都不相同,如果明细表自动向右扩展的时候,公式不能正确复制到新增的列(所有新增的列都会复制最后一列的公式)。' d! o3 I5 j& n
        最后一行的“本月”列公式里面的 “上月期末数”无法直接在EXCEL公式里面实现,这个数也无法直接从数据库中提取,需要先计算出每个项目“上月期末数”,这个是本项目最难点。
拓展:8 ?: ?3 ?$ A- c2 J- ^
为什么说“上月期末数”无法直接从数据库中提取?! G8 p& v* T% V) ~4 Q# q1 i7 O# v
因为:我们设计系统的时候,所有数据应尽量做到“一次输入,需要时调用”。这个原则就是尽量避免相同数据重复保存在数据库中,要充分利用数据库本身强大的关联查询功能。客户要求的1-4报表,我们都不会单独为每个报表保存数据,更不会为每个报表每月保存一份数据,只有在需要的时候查询数据。0 M9 t# ^5 z; u! C* o6 |
我们会用一个非常简洁的操作模板输入流水账。客户要求的报表1-4,看似这么多复杂的内容和格式,其实都可以自动生成! 这就是本文的 重点:勤哲系统如何简化工作,提高效率。1 f" O) Y1 u  z0 k
实施步骤:4 w/ r$ l4 `* V2 Y. E& s
A. 设计一个简洁的数据录入模板。
% H5 H9 W" X+ |4 L$ I2 d( `: m 5.jpg , ?9 t0 d$ n# ]0 b$ f
说明: 流水号,付款日期自动录入,自动计算余额,项目名称,银行账号和费用分类设置列表选项。设置2步工作流:第1步,出纳填报除费用分类之外的内容,出纳保存后,会计或会计主管办理工作流第2步,选择费用分类,除此之外,会计或会计主管无法修改出纳填报的内容。
报表1-4所有数据均来着这个简单的录入模板。
" W  m' l& b! s1 @B. 按客户提供的表样(2-4)格式设计3个纯查询模板。顺便提一下,这里也体现了勤哲自定系统的高度灵活性,完全根据客户需要的表样定制系统。/ @0 P+ m2 ~3 e; U  i/ x8 y
6.jpg
C. 客户需要的表1, 用自定义查询模板实现。0 t  Y) r3 Q( _  E% x1 i7 m) i
7.jpg
D. 设置年末自动转结模板,设置自动任务,在每年12月31日23:50分定时执行。
) k$ k( E# H; z" L6 n0 R  E) E0 n 8.jpg
E. 设置其他基础或辅助数据模板: q1 f- F8 u/ o  F2 A& t
9.jpg
总结:
' L5 N9 \8 F3 U1 _6 I, U客户需要的项目资金流分析既要按照项目名称,银行账目,会计科目还要按照累计,本年度,本月分别来统计。如果不用一个好的系统工具,就必须请一些有经验,思路清晰而且耐心细心的会计师来做账统计了,具体请的人数还要根据工程项目数量的增加而增加。9 |5 J% `9 ~- U# k9 m
而采用勤哲系统后,所有工作都简化到步骤A那样,只需简单登记交易摘要即可,这个录入工作基本不需要什么水平。全部统计工作由系统自动完成。
& P& [5 Q; Y+ S& {

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