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发表于 2019-5-28 13:40:56 | 显示全部楼层 |阅读模式
T+采购模块的业务流程


4.2采购模块

4.2.1先进货后入库

流程图
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采购订单à进货单à采购入库单

应用场景(适用范围):


处理先有结算单据(如发票先到),后期才收到货品的情况。
零散采购,没有订单,由采购员采购后,库管员清点入库。
先收票,再入库。
采购员现款采购提货,采购完成录入采购清单,由库管员清点入


应用方式:

采购部门填制采购订单,引用采购订单生成进货单,业务系统自动记应付账。库管引用进货单生成采购入库单。在此流程中若进货单立账,则进货单既是立账单据也作为收货通知转到仓库,仓库根据进货单内容做采购入库。


对于请购明细不同供应商采购的场景,可以通过采购订单的“分单保存”功能按着存货档案的‘默认供应商’自动拆单向供应商进行采购。
注意事项


请购单、采购订单、进货单必须生效后,才能生成下游单据。
可以直接填写进货单,然后生成采购入库单。
采购订单可以直接引用销售订单生成,然后再流转生成进货单。这主要应用于商贸型企业,根据销售订单上的货品直接采购。
在没有使用系统前,如果对于已经确立应付账但没有做采购入库的业务,可以手工填写期初进货单,引用生成采购入库单
系统提供选项[进货单自动生成采购入库单],当该选项选中时,进货单生效时自动生成采购入库单。
此流程中,若进货单立账,则由入库单确定损耗数量,若发票立账,则由发票确定损耗数量。

4.2.2先入库后进货

流程图:

采购订单à采购入库单à进货单


应用场景(适用范围):


用户在入库时不进行立账
企业强势,采购入库时不确立应付,根据使用多少确立应付
财务严谨,不愿意入库时确定应付,而愿意等对完账开了发票/收据再确定应付(但很多财务还要求可以按照入库来查询应付)
存货存在损耗,如粮食、茶叶、化工等物资,入库数量和结算数量存在差异
入库时价格不确定,需要后期才能确定最终结算价格
入库时损耗结算数量不确定,需后期票到后才能确定最终损耗数量。
多次入库,一次立账结清(月结)
货到付款(货票同行),由库管员验收入库,然后采购员根据货物验收清单和价格确定结算金额
先入库(暂估),后根据对方开来的发票/收据付款

应用方式:


采购助理填制采购订单,库管引用采购订单生成采购入库单,做采购收货。采购助理引用采购入库单生成进货单,根据实际收货情况确立应付账款。

注意事项:


请购单、采购订单、采购入库单必须生效后,才能生成下游单据。
可以直接填写采购入库单,然后生成进货单。
采购订单可以直接引用销售订单生成,然后再流转生成采购入库单。这主要应用于商贸型企业,根据销售订单上的货品直接采购。
在没有使用系统前,如果已经采购收货入库,但对方发票还没有到,没有确立应付账,可以手工录入期初暂估入库单,后续生成进货单
此流程中,若进货单立账,则由进货单确定损耗数量,若发票立账,则由发票确定损耗数量。

4.2.3业务与仓库合并

流程图:

采购订单à进货单

应用场景(适用范围):


进货环节和入库环节合并管理
货到即确立应付账款,与发票无关
货到入库时价格、数量、账期就能确定
企业关注效率,用简化流程来管理,不用区分进货单和入库单两张单据
货到付款,或现款去提货
先打款,后收货

应用方式:
采购助理填制采购订单,引用采购订单生成进货单,进货单既为立账单据也为收货单据,立账与入库合并,同时进行。


注意事项:


采购订单生效后才能生成下游单据。
采购订单可以直接引用销售订单生成,然后再流转生成进货单。这主要应用于商贸型企业,根据销售订单上的货品直接采购。
进货单处理入库相关业务。

4.2.4先进货后入库(退货)

流程图:

采购订单à进货单à进货单(红字)à采购入库单

应用场景(适用范围):

适用于先立账后收货入库。企业要求向供应商退货时,从已确立的应付账款中冲减需要退货的部分,然后再退回货物。

应用方式:

采购助理填制采购订单,引用采购订单生成进货单。退货时,引用进货单生成红字进货单。库管引用红字进货单生成红字采购入库单。若已立账未收货也未开票,可以适用冲抵功能,产生负数确立的应付账款,冲抵退货后续不再开票和入库。

注意事项:


采购订单、进货单、红字进货单生效后才能生成下游单据。
退货的立账单据为红字进货单即业务类型为采购退货的进货单。
红字采购入库单即业务类型为采购退货的采购入库单。
采购订单、进货单在流程中可以省去。可直接由进货单生成红字进货单再生成红字采购入库单,或直接填写红字进货单然后生成红字采购入库单。
若红字进货单位选择了冲抵功能,则这样红字进货单不能再生成红字采购入库单。
确定损耗数量的单据同普通采购业务。

4.2.5先入库后进货(退货)

流程图:

采购订单à采购入库单(红字)à进货单(红字)

应用场景(适用范围):

适用于先退货后立账。企业要求向供应商退货时,根据实际退出的货物,从已确立的进货中冲减退货的部分。

应用方式:

采购助理填制采购订单,退货时,引用采购订单生成红字采购入库单。为冲减已确立的应付账款,引用红字采购入库单生成红字进货单。


注意事项:


采购订单、红字进售出库单生效后才能生成下游单据。
退货的立账单据为红字进货单即业务类型为采购退货的进货单。
红字采购入库单即业务类型为采购退货的采购入库单。
采购订单在流程中可以省去。可直接手工填写红字采购入库单然后引用生成红字进货单。
采购订单生成过蓝字入库单后,才能再生成红字入库单。
红字入库单可流转生成红蓝混录的蓝字进货单上的红字记录,通过换货处理。
确定损耗数量的单据同普通采购业务。

4.2.6先进货后入库(红蓝混录退货)

流程图:

采购订单à进货单(红蓝混录红字记录)à采购入库单(红字)

应用场景(适用范围):

适用于先立账后入库。企业要求向供应商换货时,为记录下被换货品的出入库情况。

应用方式:


采购助理填制采购订单,换货时,引用采购订单生成进货单,将换货部分手工填入进货单中,这部分在进货单中以红字体现。引用进货单的红字记录生成红字采购入库单。


注意事项:


采购订单、进货单生效后才能生成下游单据。
可以直接填写红蓝混录进货单,然后生成采购入库单。
确定损耗数量的单据同普通采购业务。

4.2.7采购开票

流程图:

进货单à采购发票

应用场景(适用范围):

供应商能够开具发票,如普通发票、专用发票、农副产品发票。

企业有正常及退货业务,支持红蓝进货单对冲开发票。

应用方式:


采购助理填制进货单,若本次业务需要开具发票,则将进货单的票据类型标明为具体发票的类型。引用进货单生成采购发票。如果立账的同时收到发票,可以选中‘自动生成发票’选项来自动生成发票。

红蓝对冲开发票情况,发票选择红、蓝进货单生单即可。

注意事项:


进货单生效后才能生成下游单据。
进货单立账时,采购发票可以直接手工填写。发票立账时,不可手工填写。

4.2.8采购费用分摊

流程图:

费用单à采购入库


应用场景(适用范围):

企业采购过程中,采购费用的发生会影响实际存货成本。将所发生的采购费用分摊到对应的采购入库单据上,能够帮助企业精确存货成本。


应用方式:

库管填制采购入库单,费用单由采购部门或财务部门填制,将所发生的费用分摊到对应的采购入库单的每一个存货上,精确存货的入库成本。





注意事项:


费用单必须是生效状态才能参与分摊;且参与分摊的费用必须是费用档案中能够进行分摊的费用。
红字采购入库单不参与费用分摊。

4.2.9采购发票立账

流程图:

进货单à采购发票

应用场景(适用范围):

供应商能够开具发票,如普通发票、专用发票、农副产品发票且企业管理比较规范,需要以正规发票作为立账依据,即可选择“采购发票立账”,采购发票来确定应付账款、入库成本、并与往来进行核销。

红蓝对冲开发票,支持红、蓝进货单同时生成一张发票。

应用方式:


采购部门填制进货单,将进货单的票据类型标明为普通发票、专用发票、农副产品发票。引用进货单生成采购发票。


注意事项:


进货单生效后才能生成下游单据。
采购发票不可以直接手工填写。
支持先进货后入库、先入库后进货流程,不支持业务与仓库合并流程。
采购发票立账时,采购发票有确定应付账款、核销、生凭证功能,同时进货单失去与立账相关的功能。
采购发票确定损耗数量,并与采购入库单确定入库成本。

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